¿Qué dicen tus números?

¿Y? ¿Qué dicen tus números? ¿Te cantan HURRA? ¿ O gritan SOCORRO?. ¿Podés distinguirlos? ¿Podés realmente “escucharlos”?

¿Estás dispuesto a tomar acciones diferentes para cambiar los resultados que ya no querés?

Salir de la inercia y el piloto automático, y transformarnos en protagonistas de los cambios, nos desafía a nosotros mismos.

Hoy te propongo nos paremos en una de las puertas de salida que te mostré en una columna anterior:

MEDIR para DECIDIR

 “No se puede gestionar, lo que no se puede medir” sabiamente expresó  nuestro inolvidable Tomás Bulat.

Necesitás reconocer “dónde estás parado”. Cuáles son las causas de sus gritos de dolor.

Analógicamente, cuando sentís malestar, vas al médico. Te indica análisis y estudios, en base a ellos realiza un diagnóstico y te receta el tratamiento adecuado. El tema, es que, por lo general, en los negocios, no se va al “médico competente”, y la mayoría de las PYMES se “auto-medican” y, por lo general, siempre toman la misma medicación.

Con más de 20 años de experiencia evaluando y diagnosticando empresas de diferentes actividades, me detengo en asistirte en

¿CÓMO MEDIR CAUSAS  ECONÓMICAS?

Hablando a lo TÓNICA, en un lenguaje para no financieros, te comparto diversas maneras para que logres, tus números te empiecen a contar “si ganás o perdés plata” en relación a tus ventas,  (en la próxima en relación a tu inversión y otros tips).

Ninguna ciencia: las causas son económicas cuando la facturación no alcanza a cubrir los costos variables y fijos. Cuando evaluamos desde el punto de vista económico medimos resultados independientemente si se hacen o no efectivos. Si bien es simple, muchas veces estos números no se calculan o se realiza incorrectamente.

 Cuando se dejan de pagar costos del negocio (generalmente se empieza con los impositivos), se cae en la ilusión que no existen, y se tiene una visión ficticia de la rentabilidad.

Las causas económicas, terminan reflejándose en lo financiero, por eso podés caer en el error que lo único que te puede salvar es más financiamento para capital de trabajo.

Te muestro algunas señales de alarma, para que empieces a tomar conciencia sobre la necesidad de medir correctamente, si ”ganás o no plata”. 

Algunos síntomas

• ·         Comenzás a retrasarte , o directamente dejás de cumplir con tus obligaciones impositivas y previsionales
• ·         Estás los 30 días  del mes en descubierto y la nadás de atrás con manotazos de ahogado.
• ·         No sabés de qué disfrazarte, para llegar a pagar los sueldos a fin de mes.
• ·         Empezás a consumir tu stock, que no podés reponer.
• ·         Comenzás a utilizar fondos de otras actividades, consumís tus ahorros, o te ves en la necesidad de recurrir a más financiamiento en forma constante

Análisis y estudios

Preparación previa – Datos necesarios

·        Niveles de facturación del último año con apertura mensual, y en lo posible, por unidad de negocios.

·        Costos variables de ventas (aquellos en los que incurrís sólo si vendés, por ejemplo en un hotel, los costos variables serán los costos de desayuno, elementos de limpieza para huésped, etc, es un tipo de negocios de costos variables ínfimos en relación a los costos totales)

·        Costos semifijos y fijos (aquellos que tenés, así no entre ni un solo cliente a tu negocio)(p.e sueldos, alquiler, tarifas, impuestos. Etc)

·       Costos financieros en lo posible discriminados en aquellos que se originan por la actividad comercial , (p.e. por descuento de cupones de tarjetas o cheques) de aquellos por haber comprado una máquina y los intereses por financiamiento impositivo.

·         Amortizaciones

TIP: incluir todos los costos independientemente se hayan o no abonado, estos datos tienen que estar por un “concepto de lo devengado”.

Confeccioná TU estado de resultados. Vamos a suponer que resultó en este este ejemplo

Respecto a los intereses, si los mismos se originan en descuento de cupones de tarjetas o descuento de cheques al menos para los papeles de trabajo del análisis de rentabilidad, y del punto de equilibrio que te mostré en la columna Las 3P de los precios que necesitás conocer,  deben incluirse en los costos variables de ventas, ya que son costos necesarios para comercializar.  Esto lo digo porque  de lo contrario, mostramos a nivel bruto una rentabilidad irreal.

Desde mi experiencia paso a indicarte “estudios” que harán tus números comiencen a decir más claramente, qué es lo que están pidiendo. Utilizaré terminología analógica.

“Tendensiómetro horizontal”

Con el tendensiómetro se realiza un análisis “horizontal”,  qué sucede en el transcurso del tiempo. Podés evaluar por ejemplo, respecto al mes anterior, y personalmente me gusta comparar el acumulado en lo que va del año, respecto a igual período del año anterior:

·         Comprará tus ventas en unidades e importe y en lo posible por unidad de negocio, para que puedas ver qué impactó más.

·         Compará tus ventas en forma analítica por cliente,

·         Tu participación en el mercado o market share si es que podés obtener ése dato o al menos si tu tendencia se relaciona con la media del sector

·         Análisis exhaustivo de la tendencia de precios respecto al año anterior en tres niveles en los posible:

Internos (seguramente llegues a la conclusión que tus precios aumentaron muy por debajo del aumento en tus costos),

En la cadena de valor (necesitás identificar quién se queda con la mayor parte de la torta hasta que llegue al consumidor final)  y 

la competencia.

·        Compará la tendencia de todos tus costos (operativos : variables y fijos, financieros e impositivos) para ver cuál influyó más en la rentabilidad final. 

·        Medí la tendencia de las rentabilidades a nivel bruto, operativo, antes de intereses y antes de impuestos.

Ejemplo a nivel Estado de Resultados 

¿Qué te dirían tus números cuando lo sometés al tendensiómetro horizontal? (ver columna grisada)

Lo concreto es que al, final de llevaste a tu casa  $ 11m, un 73% menos que el año anterior, aún cuando las ventas aumentaron un 47% pasando de $1M a 1,5M. Es que los costos directos de venta aumentaron más que proporcionalmente alcanzando un 57%. Si bien los costos fijos y los intereses aumentaron, lo hicieron en menor proporción.  

En este caso te conviene profundizar el análisis de precios, unidades vendidas y el costo de ventas, quizás no estés trasladando los mayores costos variables a precio o se te están escapando algunos costos variables que deberás investigar.

“Resonancia vertical”

En este tipo de estudios, se analiza,   ”qué es lo que más resuena”,  participaciones,   porcentajes, o como se lo llama: “en vertical” ¿Qué unidad de negocios, qué producto, qué cliente concentra la mayor parte de la torta? Esto  te ayudará a identificar por dónde empezar, para tener un impacto más rápido.

Ejemplo a nivel estado de resultados: ¿Qué te dirían los números cuando los sometés a la “Resonancia vertical”?

Como ven, el Costo de ventas pasó de representar casi un  78% a un 83% de las ventas. El resto de los gastos, incluso intereses, bajaron en relación a las ventas. En el único que profundizaría es en qué pasó con otros resultados operativos que pasaron de positivos a negativos.

Las rentabilidades, estarían representadas en la intersección de las filas amarillas y las columnas grises, y siempre se miden en porcentaje.

La rentabilidad bruta pasó de un 22,3% a un 16,9

A nivel operativo, se redujo a la mitad pasando de casi un 10% a un 5,3%,

y a nivel neto quedó en una quinta parte de la registrada el año anterior, pasando de un 4% a un 0,7%.

Por lo tanto a nivel “resonancia vertical” el foco debería concentrarse, en primer término en profundizar cómo se compone la torta de las ventas desagregándola por unidad de negocios, cantidades, precios y clientes para detectar las causas por las que no se pudo mantener los niveles de rentabilidad anteriores y si podrías tomar acciones para modificar esta tendencia,  vía  aumento precios, captando nuevos mercados o clientes,  potenciando aquellos que te dejan más rentabilidad o dejando de lado algunos productos o clientes que no aportan a la contribución marginal.

En segunda medida, analizaría detenidamente la composición de los costos variables y qué podría trasladarse a precio o generando valor a través del “precio psicológico” como ya vimos  en la columna de la 3P mencionada.

Efectos de los estudios

• ·         Los estudios mencionados pueden darle mareos o dolor de cabeza
• ·         Puede llegar a paralizarse o sentir hormigueos
• ·         Sensación de pánico a tomar decisiones

Receta

De tener estos síntomas al realizar los estudios le recomiendo se dirija a un consultor competente que lo asista en su evaluación, diagnóstico y le indique la medicación adecuada.

Si sigue haciendo más de lo mismo, seguirá teniendo los mismos o peores resultados.

Concéntrese en lo que ama y disfruta hacer,  déjese ayudar en aquellas cuestiones importantes, pero que le resultan pesadas, lo contracturan y le quitan la sonrisa, para que pueda decidir con confianza y tranquilidad.

                                                                                    SU AMIGO EL DOCTOR

Si te sentís identificado, agobiado y bloqueado, no pudiendo hacer hablar a tus números o los escuchás pidiendo socorro, podemos asistirte.  ¡Consultanos! Al pie encontrás  nuestros datos.

Espero que este post te haya sido útil. Si te gustó el artículo, compartilo.  Te invito a que pongas un Me Gusta a mi face page Tónica Potenciando Talentos .

¡Que tengas un excelente fin de semana! ¡Hasta el próximo viernes!

Cra. Mónica Ortolani

Face page Tónica Potenciando Talentos

www.tonicaonline.blogspot.com.ar

monica@tonicaonline.com.ar

2364503026

Esta columna también fue publicada el 1 Set en la web de Salvador Di Stefano